Dokumentationslyft
Ligger dokumentationen i olika mappar, hos leverantörer eller i gamla versioner? Vi hjälper er att inventera, strukturera och uppdatera underlagen så att de går att använda i förvaltningen. Arbetet ger ordning i det ni har och tydliga prioriteringar för det som behöver kompletteras.
Prata med ossDokumenten ska stödja det dagliga arbetet
Den som felsöker, beställer en ändring eller lämnar över till en ny förvaltare behöver kunna hitta rätt handling och förstå om den är aktuell. Därför börjar vi i användningen när vi ordnar dokumentationen.
Gör dokumentationen lättare att hitta och hålla aktuell
Vi hjälper er att ordna befintliga handlingar och prioritera det som saknas. Arbetet utgår från hur dokumentationen används i förvaltningen.
Inventering av dokument och luckor
Vi går igenom mappar, register och andra dokumentkällor med dem som använder materialet. Vi identifierar dubbletter, oklara versioner och handlingar som saknas för det dagliga arbetet.
Gemensam dokumentstruktur
Vi föreslår hur handlingarna ska ordnas och benämnas så att de går att hitta och koppla till rätt system eller anläggning. Strukturen prövas mot exempel från er egen dokumentation.
Komplettering och fortsatt förvaltning
Vi prioriterar saknade eller inaktuella handlingar och tydliggör vem som behöver komplettera dem. Vi hjälper er att uppdatera överenskomna delar och beskriva hur nya versioner ska tas om hand.
Så går uppdraget till
Ta reda på vad som behövs
Vi börjar med de frågor förvaltningen behöver kunna besvara och går igenom var underlagen finns i dag.
Sortera och pröva strukturen
Vi inventerar materialet, markerar luckor och föreslår struktur och benämningar. Användarna provar att hitta ett urval av handlingar innan strukturen tillämpas bredare.
Planera komplettering och uppdatering
Vi går igenom prioriterade brister och vem som ansvarar för dem. Överenskomna uppdateringar genomförs och rutinen för fortsatt dokumenthantering förankras.
Bra att veta innan vi börjar
Vad behöver vi ha framme inför första samtalet?
En övergripande beskrivning av behovet räcker som start. Känsliga tekniska uppgifter utbyter vi först genom en överenskommen kanal.
Kan uppdraget anpassas till vår anläggning?
Omfattningen avgränsas tillsammans med er, utifrån de system, funktioner och ansvar som behöver ingå.
Prata med oss om er dokumentation
Berätta vilken dokumentation ni har svårt att hitta eller hålla aktuell, så diskuterar vi var arbetet bör börja.
Prata med oss om ert behov